(Français)
The Micro-acquisition pilot ran from June 2021 to May 2022. It was led by Employment and Social Development Canada (ESDC) in a partnership between the Innovation, Information and Technology Branch (IITB) and the Chief Financial Officer Branch (CFOB).
Driven by the results of the red tape reduction report, the Gartner Procurement 2020 report, and the knowledge that while Digital Standards require open first working in the open by default, very little code developed in ESDC was being licensed as open source and shared openly, we felt there was an opportunity to use procurement as a lever.
We also felt strongly that there is a lot of coding talent that remains untapped by the Federal Public Service and that by simplifying low dollar value procurement of code, we could not only increase access to that talent but enable distribution of GC contract dollars to those who might normally face barriers.
We worked to understand those barriers and smash them along the way – can we pay for code using PayPal to get money into coders hands fast and not require them to wait 30 days or have a point of sale system? Heck yes we can!
We also feel really proud and glad of the partnership forged between IITB and CFOB as part of this pilot proving not only that we can but that we must work together across branches when designing any type of service or system.
Ultimately this pilot didn’t meet many of its target success metrics. We thought we would do 10 procurements via Micro-Acquisition. In the end we only posted one opportunity and while a supplier was selected, the opportunity was terminated for non-delivery and no payment was made.
Change initiatives are hard. We faced a number of challenges finding clients who had the need to procure small chunks of coding work at ESDC, we didn't put enough effort into change management and faced push back from ESDC union reps when they learned about it midway through the pilot.
But that is not to say this wasn’t a worthwhile effort. The lessons learned from experiments like this are of equal value to meeting success metrics. We learned a lot over the course of this pilot.
To learn more, read our closeout blog post and report. We have also saved several artifacts to this repo for others to re-use including the business case, our processes, client user guide etc.
When the website was live it was located here: https://micro-acquisition.alpha.canada.ca/en/index.html
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Le Projet pilote sur la microacquisition s’est déroulé de juin 2021 à mai 2022. EDSC l’a dirigé dans le cadre d’un partenariat entre la Direction générale de l’innovation, de l’information et de la technologie (DGIIT) et la Direction générale de la Dirigeante principale des finances (DGDPF).
Compte tenu des résultats du Rapport sur la réduction de la paperasse (en anglais), du rapport Gartner sur l’approvisionnement paru en 2020 et du fait que les normes numériques nécessitent en premier lieu le travail en mode ouvert par défaut, très peu de codes élaborés à EDSC étaient autorisés en vertu d’une licence de source ouverte et échangés ouvertement; nous estimions donc qu’il y avait là une occasion de recourir à l’approvisionnement comme levier.
Nous étions également convaincus qu’il y a une abondance de talents en codage qui demeurent inexploités par la fonction publique fédérale et que la simplification de l’acquisition de codes de faible valeur nous donnerait un accès élargi à ces talents, tout en permettant la répartition des fonds contractuels du GC à ceux qui risquent habituellement de se buter à des obstacles.
Nous nous sommes efforcés de comprendre ces obstacles et de les surmonter en cours de route : pouvons-nous payer un code à l’aide de PayPal pour verser rapidement les fonds aux codeurs sans les contraindre à attendre 30 jours ou à recourir à un système de point de vente? Certainement que nous le pouvons!
De plus, nous tirons fierté et satisfaction du partenariat établi entre la DGIIT et la DGDPF dans le cadre de ce projet pilote, ce qui montre que la collaboration entre directions générales à la conception des services ou systèmes, quels qu’ils soient, est possible, mais surtout nécessaire.
Au bout du compte, de nombreux paramètres ciblés de réussite du projet pilote n’ont pas été atteints. Nous pensions pouvoir procéder à 10 approvisionnements par microacquisition. Or, nous n’avons affiché qu’une occasion et, bien qu’un fournisseur ait été sélectionné, celle-ci a été résiliée pour cause de non-livraison et aucun paiement n’a été effectué.
Les initiatives porteuses de changement sont laborieuses. Nous avons fait face à plusieurs obstacles lorsqu’il a fallu trouver des clients qui avaient besoin d’un travail de codage par petits lots à EDSC. Nous n’avons pas déployé suffisamment d'efforts dans la gestion du changement. Nous nous sommes heurtés aux réticences des représentants syndicaux d’EDSC lorsqu’ils ont pris connaissance du pilote à mi-chemin.
Cela dit, il ne faudrait pas en déduire qu’une telle intervention n’en valait pas la peine. Bien que nous n'ayons pas trouvé de clients pour le micro-procurement de code à l'ESDC, nous avons reçu un certain nombre de demandes d'autres ministères, ce qui nous fait penser que cette initiative pourrait être couronnée de succès ailleurs.
En fin de compte, les leçons tirées de telles expériences valent tout autant que l’atteinte des paramètres de réussite. Durant le Projet pilote, nous avons beaucoup appris. Pour en savoir plus, lisez notre article de blog et notre rapport de clôture. Nous avons également sauvegardé plusieurs documents dans ce dépôt afin que d'autres puissent les réutiliser, notamment l'analyse de rentabilité, nos processus, le guide de l'utilisateur, etc.
Lorsque le site web était en ligne, il était situé ici : https://micro-acquisition.alpha.canada.ca/fr/index.html
Quel est ce projet?
Voir https://sara-sabr.github.io/ITStrategy/pilote-de-micro-acquisition.html
Ce dépôt n'est plus maintenu.
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