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Curso de Business Intelligence: Utilidad y áreas de oportunidad

BUSINESS INTELLIGENCE

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• INTRODUCCIÓN

  Concepto de Business intelligence: Es la inteligencia de negocio. Utilizar la información que podemos encontrar dentro de nuestras organizaciones de una manera estructurada o no estructurada que nos va a ayudar a la toma de decisiones. Funciona como un análisis descriptivo de la información. En tiempo pasado y presente.

  Bases del BI: Fundamental para generar reportes y descubrir nuevos patrones con la información que tenemos.

  Estructura del proceso de BI: ETL

  • Extract: recopilar información que podamos de la manera que sea necesaria. Tenemos que ser muy cuidadosos ya que podemos encontrar una gran variedad de lugares desde donde nosotros vamos a necesitar recopilar la información.
  • Transform: hacer limpieza de la información y estandarizarla, ya que no siempre llega así. Tenemos que procurar que todo lo que obtengamos después de extraer sea entendible para nuestros siguientes pasos.
  • Load: nos ayuda a continuar con el proceso ya que la intención es subir esta información a un software que nos permita el apartado del análisis de la información.

  Procesos del BI:

  • ETL
  • Exploración
  • Descubrimientos
  • Reporting

  El segundo proceso del BI es el análisis, ¿Qué sigue?, en este proceso estamos buscando:

  • la exploración: es la etapa donde más tiempo vamos a estar pasando. Se refiere a estar indagando en la data.
  • El descubrimiento: Qué fue precisamente lo que encontré
  • Reporting: concentrar toda la información a nuestra audiencia y entregar el mensaje.

  Lo que nos lleva a nuestra última etapa del proceso: la presentación de la información o el ¿Cómo?; podemos definirlo en 3 pasos:

  • Visualización de datos: manera en la que vamos a presentar nuestra información.
  • Storytelling: La manera en la que vamos a narrar nuestros descubrimientos.
  • Recomendaciones: Qué encontré y mis recomendaciones personales para la toma de decisiones.

  Importancia del BI en las empresas:

  • Mejorar profits, utilidades
  • Disminuir costos
  • Hacer nuestros procesos más eficientes.

• STAKEHOLDERS

  Los Stakeholders o personas de interes son cualquier tipo de persona o grupos que se encuentren rodeando a la organización o a la empresa y que tengan algún interes o actividad de por medio. Siempre la persona de BI tiene que estar pensando en los intereses de los Stakeholders que consideremos que tienen mayor prioridad.

  Ejemplos:

  • Accionistas
  • Clientes
  • Empleados
  • Proveedores
  • Sociedad
  • Gobierno

  ¿Cómo hacerlo?:

  • Entiende sus intereses: por ejemplo,
    • Accionistas: retorno de inversión.
    • Clientes: calidad de productos, servicios y necesidades.
    • Empleados: seguridad y estabilidad.
    • Proveedores: estabilidad e ingresos.
  • Priorizar stakeholders: depende de cada organización. Por ejemplo,
    • Empresa tradicional:
      1. Accionistas. Primero el profit
      2. Clientes. Satisfacer las necesidades de nuestros servicios o productos.
      3. Empleados.
    • Startups:
      1. Clientes
      2. Empleados
      3. Accionistas. Lo importante no es el revenue, sino mantener a los clientes y usuarios contentos.

  La razón del BI: Salvaguardar los intereses de los stakeholders.

• TIPOS DE EMPRESA: VENTA DE PRODUCTOS O DE SERVICIOS

  La importancia dentro del BI para poder diferenciar estas dos cosas está basado en que tenemos que entender la afectación de cada una de nuestras actividades cotidianas en nuestro estado de resultados.

  • Productos: en general son las ventas menos los costos de producción
  • Servicios: generalmente los gastos están en la nómina, gastos administrativos, etc.

  Estado de resultados: nos va a estar dando las pautas para saber cómo nos va a estar afectando sobretodo en las necesidades de nuestros stakeholders. En este caso sirve muy bien para entender cómo funcionan las utilidades dentro de la empresa. Supongamos una empresa tradicional donde nuestro stakeholder principal son los accionistas; por lo que la utilidad sería:

  

  

  La utilidad neta es la más importante de todas.

  • Utilidad bruta = Ingresos - Costos de venta. Si es negativa, debería cerrar la empresa o arreglarlo inmediatamente
  • Utilidad operativa = Utilidad bruta - Gastos de administración. Su relación con la utilidad bruta nos permite descubrir gastos excesivos y recortarlos
  • Utilidad Neta = Utilidad operativa - Otros gastos e ingresos - Impuestos
  • Otros ingresos: no tiene relación con la producción, puede ser intereses de inversiones realizadas
  • Otros egresos: algo esporádico, puede ser una demanda perdida

  Con esto en mente podemos pensar cómo afecta cada actividad al income statement.

  

  Actividades con afectación distinta:

  • Costo en materia prima afecta a la utilidad bruta.
  • Incremento en nómina afecta a la utilidad operativa
  • Cambio de oficinas depende: si un cambio de oficina aumenta el alquiler, nos va a disminuir la utilidad operativa; pero si el cambio de oficina disminuye el alquiler, nos va a aumentar nuestra utilidad operativa.
  • Un incremento en budget de marketing por lo general se ve reflejado al mismo tiempo como un aumento de ventas. No necesariamente tienen una sola afectación, pero eso te lo va a decir al momento de leer el income statement.
  • Cambio en el precio del producto o servicio tiene su implicación dentro de las utilidades brutas ya que quiere decir que nuestras ventas van a aumentar o disminuir por la misma cantidad vendida.

  Piensa de lo particular a lo general.

  Diferencias (ejemplos) en el estado de resultados:

  • En una empresa de productos los costos de ventas son las ventas menos mis costos de venta.
  • En una empresa de servicios los costos van más cargados en la parte administrativa, en el apartado de nómina o en gastos administrativos.

  Costos de venta o gastos operativos: Los costos de ventas son gastos relacionados a la venta directa de nuestros productos y servicios. Los gastos operativos son aquellos que tenemos que pagar mes con mes sin importar si vendemos o no nuestros servicios o productos como nómina, mercadotecnia, las oficinas.

  Importancia: afectación sobre utilidad.

• INGRESO, UTILIDAD Y COSTOS

  Ingreso: es todo aquello que no tiene o no se le ha sustraído los gastos acerca de los relacionados con este. Todo lo que estás vendiendo

  Utilidad: es el ingreso después de haberle sustraído los gastos

  Tips:

  • Mayor ingreso no significa mayor utilidad. Por ejemplo, si las ventas están disparadas, de nada sirve esto si los costos de producción se duplican.
  • Es necesario saber los costos y cómo afectan a nuestro estado de resultados.
  • Mayor costo no siempre significa menor utilidad. Por ejemplo, el aumento en el presupuesto de la mercadotecnia.

  Tipos de costo:

  • Fijo: costos que ocurren de manera constante, de manera periódica. Por ejemplo, la renta; Pago de seguros para empleados.
  • Variable: relacionados a una actividad. A mayor actividad mayor costo. Por ejemplo, las ventas que se gasta en materia prima.
  • Semivariable: pueden ser fijos o variables, dependiendo de muchos factores. Por ejemplo, la electricidad (tiene un costo mínimo, pero si el consumo aumenta porque aumenta las ventas, el costo aumenta también).

  Los costos en la toma de decisiones: pueden ser un acercamiento interesante que siempre va a ser bien agradecido para nuestro stakeholders, ya que no se basa simplemente en los ingresos y en la utilidad y puedes ofrecer un enfoque distinto.

• MARGEN DE CONTRIBUCIÓN

  Es un elemento muy importante dentro del BI. Es la manera en la que podemos entender las cosas como un pequeño resumen o mucho más fácil de entender las afectaciones dentro de nuestra utilidad bruta.

  La definición de margen de contribución es: la diferencia entre el precio de mis productos menos mis costos del producto. Es la razón de la utilidad bruta a Ventas. Es la diferencia entre el costo variable unitario y el precio de un producto.

  Importancia: nos va a ayudar a encontrar y a entender nuestro punto de equilibrio.

  Punto de equilibrio: el momento en el no tenemos ni ganancias ni pérdidas. Con esto podemos saber cuantas unidades tenemos que vender o en cuánto representado en ventas tenemos que lograr para que no tengamos pérdidas pero tampoco tengamos ganancias. Es lo mínimo necesario para seguir operando.

  Fórmula del punto de equilibrio:

  

  Cómo calcular el punto de equilibrio teniendo solo el margen de contribución:

  Total de gastos operativos / margen de contribución. O Costos fijos / margen de contribución

  Afectación en el income statement: Saber cómo afectan nuestras actividades cotidianas al income statement nos va a ayudar a la toma de decisiones.

• RAZONES MATEMÁTICAS EN LOS NEGOCIOS

  Razón matemática: relación entre 2 distintas magnitudes o valores. Cuanto de cada objeto 1 existe por cada objeto 2. En resumen es pensar en porcentajes.

  Para qué nos sirven las razones maemáticas:

  Nos van a ayudar a comparar rendimientos de manera más sencilla. Es más fácil comparar porcentajes que cantidades.

  Ejemplos útiles:

  • Utilidad / ingresos
  • Margen de contribución / precio
  • Ventas de producto A / ventas totales.

• ETAPAS

  • Extracción de datos:

    Es nuestra primera etapa dentro de la preparación de la información.

    Ejemplos:

    • HubSpot
    • Mailchimp: software utilizado para crear bases de datos de gente que está interesada en recibir información tuya o news letters. Puedes encontrar una base de datos de los correos de los usuarios que tienes dados de alta. También nos ayuda a interpretar cuales personas abren, botan o dan click a nuestros correos.
    • Google Data Studio

    Silos de información: generalmente la información la podemos encontrar aquí. Son separaciones de la información. Por ejemplo: SAP, Excel, Google Studio, etc. Tenemos que saber cómo extraer la información de estos silos de información para poder analizarlos de una manera más general.

    Tipos de archivo: pueden ser, al igual que las fuentes de extracción, grandes y diversos.

    • Excel
    • CSV. Se usan generalmente para mostrar datos tabulados
    • Tipo texto.

  • Limpieza de datos:

    Este es nuestro primer acercamiento. Mientras te encuentres haciendo este tipo de limpieza utilizando cualquier software vas a poder entender un poquito más acerca de la extracción con la información que ya tienes disponible. Aquí empezamos a conocer qué es lo que tengo a la mano, cómo lo puedo utilizar e incluso es donde podemos empezar a hacernos las primeras preguntas.

    Puedes utilizar cualquier software. Alguna de las herramientas que podemos usar son Python y Excel

    Garbage in, garbage out: si ingresamos contenido basura a nuestro proceso, lo que sacaremos será basura también.

  • Exploración de datos:

    Exploramos los datos porque:

    • Es la manera en que nosotros vamos a tratar de comprender los datos que estamos analizando, cuales son las historias que nos quieren contar y descubrimientos que podemos tener al pasar tanto tiempo explorando los datos.
    • Nos ayudan a hacernos preguntas que no sabiamos que existían porque al momento de ver patrones o tendencias podemos hacer el ejercicio de reflexión.
    • Nos ayuda a los cambios de hipótesis. Es muy normal que las preguntas o respuestas cambien después de la exploración porque a veces la información no te va a permitir comprenderla o responder las preguntas iniciales pero te puede dar más información que ni siquiera tenias en tu radar.

    Softwares utilizados:

    • Python y R
    • Excel
    • Tableau
    • Power BI

    No importa la herramienta que utilices, tómate tu tiempo para analizar tu información, no apresures tus respuestas y trata de comprender al 100% los motivos que hay detrás de tu información.

• DESCUBRIMIENTOS, HIGHLIGHT, TOP Y BOTTOM DATA

  Highlights: Descubrimientos.

  • Es lo que nos va a ayudar a tomar nuestras decisiones.
  • Nos va a ayudar a tratar de encontrar los patrones o temporalidad. No solo se pasan en la parte del tiempo sino que también pueden ser correlaciones entre 2 valores.
  • Tienes que hacer a tus datos hablar para que te puedan dar highlights y cosas interesantes para tus reportes.

  Top y Botton data: Hay maneras muy sencillas de darse cuenta de qué es lo que está sucediendo dentro de tu información, pero es recomendable iniciar con lo más buscado: qué es ese patrón o producto o servicio que más se vende y buscar el lado contrario también.

• REPORTING

  1. Piensa en tu audiencia
  2. Piensa en el mensaje que quieres dar, los descubrimientos. Siempre prioriza el mensaje y después tu audiencia.
  3. Piensa en la forma como lo vas a presentar. Tus reportes pueden ser estáticos o dinámicos. Herramientas como powerBI y Tableau nos permiten hacer reportes dinámicos. Este tipo de reportes son un documento que se le entrega a la audiencia y estos pueden estar dando click para interactuar con los filtros y entender un poco mejor tus datos.

  Buenas prácticas visuales: Habla acerca de las tendencias y cómo nosotros procesamos la información al momento de ver gráficos. Las maneras importantes o cosas que debemos de procurar:

  • Contexto. De nada sirve presentar un reporte esplendido si no le has dado a tu audiencia antes una pauta de entendimiento.
  • Dashboards. Nos permiten hacer una primera limpieza o filtrado de las visualizaciones de datos.
  • Storytelling. Tienes que contar una historia y entretener a tu audiencia.
  • Descripción
  • Descubrimientos
  • Sugerencias.

  Son esos datos escondidos como el porcentaje de income incial, el punto de equilibrio o la razón entre la utilidad neta y ventas totales los que te pueden llevar al éxito o al fracaso en las decisiones que tomamos.

• ALERTAS, AUTOMATIZACIÓN Y LIVE REPORTING

  Live reporting: reporte en vivo. Una de las principales problemáticas del BI o en general de de la toma de decisiones es la falta de tiempo real al momento de hacer los análisis. Es más fácil si tus reportes está conectados a la fuente de información en tiempo real; esto se puede hacer a través de la automatización con software.

  Automatización con software: Por ejemplo:

  • Con Power BI puedes contar con Power automate y generar alertas o alarmas.
  • Alertas, KPIs, métricas y colores.

• EFICIENCIA, MAX PROFIT Y MIN COST

  Eficiencia:

  • Mejorar un proceso nos ayuda a optimizar estos mismos procesos y a mejorar a largo plazo nuestros recursos destinados dentro de la organización
  • Puede ser de tiempo, de procesos, de materia utilizada, de pasos a seguir en un protocolo, etc. Pero todo esto se tiene que traducir en lo mismo: siempre buscar maximizar la utilidad. Por ejemplo, si tu mejoras el tiempo de una persona al momento de realizar su trabajo hacemos que los costos disminuyan, por lo tanto la utilidad aumentará.
  • Siempre se tratará de minimizar los costos. Pero tengamos en cuenta que no siempre aumentar los costos significa algo malo.
  • Siempre piensa en la jerarquía de los stakehorlders. Todas las decisiones que tomes deben satisfacer las demandas de estas personas.